Donnerstag 8:30 Uhr. Du bist im Meeting Nummer 12 für diese Woche angelangt. Ein kurzer Blick auf Deinen Kalender verrät Dir, dass Du 10:00 Uhr eine Anschlusssitzung hast. Dann 14:00 Uhr noch eine. Ping. Eine Einladung trifft in Dein E-Mail-Posteingang ein. Review-Treffen für 16:00 Uhr. 5 Stunden Besprechungen – allein an einem Arbeitstag. Wo bleibt da überhaupt die Möglichkeit für Wertschöpfung? Zeit auf Meeting-Diät zu gehen!


Achtung Meeting – die Dunkle Seite von Besprechungen

Sie gehören zum Beratungsgeschäft, wie die Milch zum Latte Macchiato: die Meetings. Ob Workshop, Interview, Steuerkreissitzung oder Regel-Telko – als Berater bist Du oft und lange in Sitzungen.

Reden wir in diesem Beitrag endlich einmal Klartext. Besprechungen haben viele Nachteile. Zum Beispiel:

  • Meetings sind kostspielig: Treffen sich 4 Personen für 60 Minuten, investiert eine Organisation in das Meeting in Summe einen halben Arbeitstag. Vor- und nachbereitende Aktivitäten nicht einkalkuliert. Dem Gegenüber steht oft nur eine magere Ausbeute von 1-2 Entscheidungen, 4 Aufgaben und 5 Erkenntnisse. Ein guter ROI sieht anders aus.
  • Meetings sind Zeitfresser: Neben der Sitzungszeit kommen Vorbereitung, Nachbereitung, Anfahrt, Raumsuche, Technikanpassungen und Abfahrt hinzu. Aus einer Stunde Meeting kann dann schnell das Doppelte werden. Das Schlimme: Einmal investiert, ist die in das Meeting investierte Zeit unwiederbringlich verloren.
  • Meetings verpulvern Energie: Insbesondere in hitzige Runden, in denen mehr emotional als sachlich debattiert wird, bleibt viel Kraft auf der Strecke. Nicht selten fühlt man sich nach einem spannungsgeladenen Treffen wie ausgelaugt.
  • Meetings definieren Strukturen: Meetings sind eine synchrone Form der Kommunikation. Ist ein Meeting für 13 Uhr anberaumt, dann kannst Du leider nicht schon 12:30 Uhr loslegen. Auch 30 Minuten später, also 13:30 Uhr, funktioniert nicht. Obwohl Dir beide Uhrzeiten kurzfristig vielleicht viel besser passen würden.

Es spricht also einiges dafür, Zahl und Dauer der Meetings zurückzufahren. Falls Du der Organisator einer Besprechung bist, hast Du die Zügel in der Hand. Du entscheidest, ob und wo eine Sitzung stattfindet, wer kommt, was besprochen wird und wie lange der Termin dauert.

Doch wenn Du ein eingeladener Teilnehmer bist? Wie agierst Du dann? Schließlich bist Du als Unternehmensberater ein hinzubestellter Helfer. Die Ablehnung eines Meeting sendet womöglich das falsche Signal an Deinen Kunden.

Keine Angst! Falls Du nicht die Meeting-Hoheit besitzt, dann kannst und darfst Du zu anderen Mitteln greifen. Nachfolgend meine erprobte Maßnahmenliste für das Meeting-Fasten.



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Meetings ablehnen – Weniger Sitzungen landen in Deinem Kalender

Die beste Strategie für weniger Sitzungen im Kalender ist simpel und direkt anzuwenden: Lehne eintreffende Meeting-Einladungen einfach ab. Das Bedarf etwas Mut und Übung. Vier Sitzungs-Abspeckmaßnahmen für Deine Projektpraxis.

  • Ziele & Agenda einfordern – Der Zweck des Meetings ist unklar? Es fehlen die Sitzungspunkte und/oder die Sitzungsziele? Hinterfrage das Meeting. Entweder der Organisator präzisiert, oder Du lehnst mit Verweis auf andere Termine ab.
  • Eigene Rolle klären – Ein Meeting besuchst Du aus drei Gründen:  1. Information teilen oder mitnehmen, 2. Entscheidung fällen oder beeinflussen, 3. Von Aufgaben berichten oder mitnehmen. Ist Deine Rolle unklar, schlägst Du die Einladung aus. Erneut verweist Du auf wichtige andere Verpflichtungen.
  • Meetingvorschlag anzweifeln – Nicht immer muss gleich ein Meeting einberufen werden. Oft reicht es, die Infos per E-Mail zu verteilen oder die die Dinge bilateral kurz in der Kaffeeküche zu regeln. Stelle die Notwendigkeit einer Sitzung in Frage. Je höher Dein Ansehen im Team und je plausibler Deine Argumentations- und Gegenvorschlagskette, desto einfacher lässt sich der vorgeschlagene Besprechungstermin im Keim ersticken.
  • Zeitfenster anbieten – Ein weiterer Trick weniger Meetings einzukassieren, ist ein voller Terminkalender. Reserviere dazu Deine Woche durch. Individuelle Arbeitseinheiten, Dienstreise, An- und Abfahrten, Administration sowie Vor- und Nachbereitungen – blocke diese Zeitfenster weg. Biete dem Organisator dann diese zwei bis drei Optionen an, die Dir passen.

Meetings loswerden – Zugesagte Sitzungen verschwinden von Deinem Kalender

Auch wenn es ein Meeting erst einmal in Deinen Kalender geschafft hat, Du also ursprünglich zugesagt hast, ist der Termin nicht unumstößlich. Folgende Anti-Meeting-Taktiken haben sich für mich bewährt:

  • Teilnahme delegieren – Sende einen Mitarbeiter oder Juniorkollegen in das Treffen. Dieser nimmt aus der Besprechung meist deutlich mehr mit also Du. Briefe Deinen Meeting-Helfer im Vorfeld und lasse Dich im Anschluss zur Sitzung mit einem Protokoll und einer kurzen Unterredung auf den aktuellen Stand bringen.
  • Meeting vorläufig zusagen – Bei vielen E-Mail Tools gibt es die Optionen des vorläufigen Zusagens. Persönlich mag ich diese ‚Weder-Fisch-noch-Fleisch-Variante‘ nicht, da nicht klar ist, ob eine Person letztlich kommt. Verboten ist der Antworttyp jedoch nicht. Nutze ihn, falls Du planst aus triftigen Grund kurzfristig abzusagen.
  • Meeting kurzfristig absagen – Ein unverhofter Wasserschaden aufgrund einer defekten Waschmaschine. Das Auto, das nicht mehr anspringt. Die Tochter, die vergangene Nacht krank geworden ist. Im gibt plausible (meists private) Gründe, ein Meeting in letzter Minute abzusagen. Profis kündigen die Symptome des Ungemachs bereits am Vortag an.
  • Serientermine hinterfragen – Gerade Serientermine wie Jour Fixe, Statustreffen oder Regelkreise haben die unangenehme Nebenwirkung für ewig im Kalender zu kleben. Stelle den Sinn solche Langläufer in Frage. Ich garantiere: Zwei Wochen nach Abschaffung des Regeltreffens kann sich keiner mehr an das Sitzungsformat erinnern.

Wie oft spielst Du in Meetings Buzzword Bingo?

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Meetings absolvieren – Sitzungen verkürzen oder wandeln sich

Nicht jedes Meeting kannst Du abblitzen lassen. Sitzt Du mal wieder in einem aus Deiner Sicht überflüssigen Treffen, dann empfehle ich Dir folgende Meeting-Manöver.

  • Per Telefon teilnehmen – Viele Besprechungen finden heute gleichzeitig sowohl virtuell als auch vor Ort statt. Nutze die Möglichkeit einer Teilnahme per Telefon oder Videokonferenz. An- und Abreise entfällt in Telekonferenzen. Bei besonders langweiligen Sitzungen erledigst Du nebenbei einfache Tätigkeiten wie das Aufräumen Deines Schreibtisches oder Computer Desktops.
  • Aufgabe wahrnehmen – Ob Protokoll, Moderation oder Assistent am Whiteboard – In jedem Meeting gibt es etwas zu tun. Das Gute daran: Sobald Du eine Funktion wahrnimmst, erhält die Sitzung für Dich einen Sinn. Ganz nebenbei polierst Du Dein soziales Ansehen auf. Du möchtest nur helfen.
  • Meeting partiell besuchen – Bereits mit der Zusage des Treffens kommunizierst Du diplomatisch, dass Du wegen eines Paralleltermins später eintriffst bzw. früher wieder weg musst. Bis zu 50 Prozent der Sitzungszeit lässt sich durch diesen Trick einsparen. Vergiss nicht die Vor- und Nachtermine in Deinem Kalender festzuhalten.
  • Besprechungszeit verkürzen – Eine weitere Option die Meeting-Dauer zu verkürzen ist den Organisator wenige Stunden vor dem Termin auf die angespannte aktuelle Situation hinzuweisen. Im selben Atemzug schlägst Du eine zeitliche Straffung der Sitzung vor. Besonders clever: Hole zuvor bei anderen Teilnehmern das Einverständnis ab.
  • Meetings nacheinander legen – Manchmal führt kein Weg an einer Besprechung vorbei, es besteht jedoch Flexibilität bzgl.  der Terminierung. Bitte hier um einen Zeitslot, der nahe an einer anderen Sitzung liegt. Einmal im Meeting-Modus, spulst Du die Termine hintereinander ab. Und hast den restlichen Tag en bloc für andere Dinge zur Verfügung.
  • Termin umwidmen – Lässt sich ein aus Deiner Sicht überflüssiger Termin nicht ausschlagen, hilft dieser Trick: Konzentriere Dich im Meeting nicht auf das Thema, sondern auf andere Aspekte. Trainiere Deine rhetorischen Stilmittel wie Fragekompetenz oder Aktives Zuhören. Observiere die Gruppendynamik. Nutze eine bildhafte Sprache. Auch Buzzword Bingo geht immer.

Meetings annehmen – Sitzungen erhalten eine Berechtigung

Ein Meeting steht im Raum und Du bist unentschlossen, ob Du teilnehmen sollst. Folgende Schlüsselfragen helfen Dir, die Relevanz der anberaumten Sitzung zu bewerten. Beantwortest Du alle Fragen mit ‚Ja‘, solltest Du an der Zusammenkunft teilnehmen.

“Sind die Meeting-Punkte wichtig?”

„Sind die Meeting-Punkte dringend?“

„Muss ich zum Meeting beitragen?“

„Nutzt mir das Meeting etwas?“

„Kann mich kein Mitarbeiter beim Meeting vertreten?“

„Ist (kurzfristiges) Meeting-Schwänzen keine Option?“

„Ist wirklich ein Meeting-Format erforderlich?“

Nutze die Sammlung einfach als keine Checkliste, sobald Du die nächste Einladung zu einer Besprechung erhältst.


Was Du tun kannst

Testfrage: An wie viele Meetings aus dieser Woche kannst Du Dich noch erinnern? Und letzter Woche? Vorletzter?

Oft können Sitzungen auf die Hälfte reduziert werden oder ganz ausfallen, ohne das dies negative Konsequenzen für das Unternehmen hätte. Tatsächlich sind Meetings bequem. Personen sind beschäftigt, man arbeitet und ist am Tagesende k.o..

Absolviere einen kleinen Test. Schaue auf Deine aktuelle Woche und addiere die Sitzungszeit. Bringe dann die oberen Meeting-Reduktions-Maßnahmen zum Anwendung.

Klappt die Nulldiät – die Kürzung der Besprechungszeit auf 0 Minuten pro Woche?


Deine Anti-Meeting-Tipps

> Was sind Deine Meeting-Diat-Tipps?
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Letzte Aktualisierung am 30.09.2020 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

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