Seit über 13 Jahren vertraue ich auf sie in meinen Beratungspraxis: den Projektmethoden. Projektmethoden sind erprobte Techniken & Tools, die Dir helfen ein laufendes Engagement professionell abzuwickeln. Als Bausteine der Projektumsetzung liefern sie Arbeitsrahmen, Analysemodelle und Ergebniskonzepte. Doch welche Methoden sind die Must-Haves eines jeden Vorhabens? Was sind die Top-Werkzeuge der Projektarbeiter? Die wichtigsten sieben der von mir fast immer zum Einsatz gebrachten Projektmethoden stelle ich Dir in diesem Beitrag vor.


Projektmethoden – diese Werkzeuge braucht jedes Projekt

Ob agil, klassisch oder hybrid – seit über 13 Jahren bestreite ich Projekte. Zähle ich nach, so komme ich im Jahr auf über 15 beteiligte Engagements, insgesamt damit auf knapp 200 Vorhaben. Nicht in jedem Projekt agiere ich als aktiver Teilnehmer, teilweise vertrete ich selektiv Kollegen oder leite jüngere Mitarbeiter an.

Mit der Zeit habe ich einen Fundus von über 130 erprobten Techniken & Tools zusammengetragen. Diese stelle ich Beratern und Wissensarbeitern wir Dir im Consulting Methodenkoffer zur Verfügung. Nachfolgend die aus meiner Sicht wichtigsten Methoden für die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes.

Würdest Du mich Fragen, welche Projektmethoden zu den Pflichtwerkzeugen gehören – untere Auswahl beantwortet Deine Frage.


Projektsteckbrief – das Fundament eines erfolgreichen Engagements

Ein stabiles Haus ruht auf einem soliden Fundament, ein erfolgreiches Projekt auf einem abgestimmten Projektsteckbrief. Mit einem Steckbrief fixierst Du gemeinsam mit einem Auftraggeber das ‚Weshalb‘, ‚Was‘, ‚Wie‘, ‚Wer‘ und ‚Womit‘ einer Initiative. Der Einseiter schafft Klarheit über die Ziele, die Ergebnisse und den Weg. Zudem ist er Deine Versicherung gegen Scope Creeping. Setze immer einen Projektsteckbrief auf.

Projektmethoden
Beispiel für einen Projektsteckbrief (Quelle: Consulting Methodenkoffer)

Stakeholderanalyse – die richtige Kommunikation mit den Schlüssselspielern

Es sind nicht die Vorgehensmodelle, Tools, Hilfsmittel oder Arbeitsprinzipien, die ein Projekt erfolgreich machen. Es sind die beteiligten Personen. Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein Projekt bzw. seine Ergebnisse beeinflusst, oder von diesem beeinflusst wird. Nimm Dir am Anfang eines Engagements etwas Zeit und erkunde die involvierten Akteure. Nutze dazu die Stakeholderanalyse gerne in Kombination mit dem Onion Modell.

Projektmethoden
Beispiel für eine Stakeholderanalyse (Quelle: Consulting Methodenkoffer)

Risikoanalyse – das Bewusstsein für potentielle Fallstricke

Ein Projekt ist immer Risiken ausgesetzt. Immer. Bei einem Risiko handelt es sich um ein Ereignis, dass bei Eintritt zu negativen Folgen für das Projekt bzw. seine Ergebnisse führt. Risiken schlummern überall – in Schnittstellen, Technologien, Daten, Stakeholdern etc.. Blicke zu Beginn und während einer Initiative immer wieder kritisch auf das Vorhaben. Was ging schon einmal schief? Was könnte schiefgehen? Was läuft aktuell schief? Notiere und kommuniziere die wichtigsten Aspekte in einer Risikomatrix.

Projektmethoden
Beispiel für eine Risikoanalyse (Quelle: Consulting Methodenkoffer)

Projektmethoden...

Ergebnisse

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Kick-Off – der perfekte Auftakt für ein Vorhaben

Verrate mir, wie Dein Projekt anläuft, und ich sage Dir, wie erfolgreich Du damit sein wirst. Ein gutes Engagement startet mit einem Kick-Off. Das Meeting legt den inhaltlichen und zwischenmenschlichen Grundstein für das Vorhaben. Als initialer Kondensationspunkt bringt es alles zusammen: die Ziele, Ergebnisse, Kommunikation, Termine und – das Wichtigste – Akteure eines Projektes. Auch wenn er nur 30 Minuten dauert und per Videokonferenz stattfindet – initiiere Dein Projekt immer mit einem Kick-Off.

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Fragenkatalog für einen Projekt-Kick-Off (Quelle: Consulting Methodenkoffer)

Aufgabenliste – die Klarheit über offene und laufende Tätigkeiten

Telkos, Jour Fixes, Workshops, E-Mails, Steuerkreissitzungen – Deinen Projektalltag durchzieht eine roter Faden von Kommunikation. Fast immer werden während dieser Interaktionen Aufgaben besprochen, abgeschlossen oder neu definiert. Damit die diskutierten ToDos verbindlich weiterverfolgt und zufriedenstellend beendet werden, solltest Du diese an einer zentralen Stelle festhalten. Verwende dazu die gute alte Aufgabenliste oder – als moderne Fassung – das Kanban Board.

Projektmethoden
Struktur und Aufbau einer Aufgabenliste (Quelle: Consulting Methodenkoffer)

Besprechungsprotokoll – die Sicherung der Arbeitsergebnisse

Im Projekt wird es regelmäßig belächelt, oft vermieden und fast immer unterschätzt: das Besprechungsprotokoll. Dabei hat eine Meeeting-Mitschrift zahlreiche Vorteile für Dich als Protokollanten. Sie zwingt Dich zur Aufmerksamkeit, verleiht Dir Leitungsmacht, steigert Deinen Nutzen. Wer schreibt der bleibt. Am besten Du machst das Besprechungsprotokoll zur Gewohnheit und notierst bei jedem Treffen automatisch mit.

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Struktur und Aufbau eines Besprechungsprotokolls (Quelle: Consulting Methodenkoffer)

Lessons Learned – das Konservieren der Kernerkenntnisse

Per Definition ist ein Projekt endlich. Die Arbeit wurde verrichtet, die Ergebnisse und ihr Nutzen bleiben. Neben dem Honorar, neuen Kontakten und vertiefter Fachkenntnisse – was ziehst Du noch aus dem zu Ende gehenden Engagement? Was bleibt Dir für die eingebrachte Lebenszeit und Energie? Führe zum Projektende eine Lessons Learned Sitzung durch. Das kann ein groß angelegtes Treffen mit dem Auftraggeber oder eine kleine stille Einheit mit Dir selbst sein. Reflektiere und lerne für Folgeprojekte.

Projektmethoden
Struktur und Aufbau einer Lessons Learned Arbeitsgrundlage (Quelle: Consulting Methodenkoffer)


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  • Monatlich neue Methoden, Live Webinare und Updates

Was Du tun kannst

  • Bringe mindestens drei der oben vorgestellten Top-7 Projektmethoden in Deinem nächsten Engagement zum Einsatz. Welche Erfahrungen machst Du? Läuft Dein Projekt besser oder schlechter?
  • Achte auf die Projektmethoden Deiner Kunden, Partner und Kollegen. Welche Techniken & Tools bringen diese zum Einsatz? Was kannst Du für Dein Tagesgeschäft adaptieren?
  • Empfehle die Top-7 Projektmethoden an Kollegen und Kunden weiter. Gerne kannst Du dazu einfach diesen Beitrag verteilen.

Deine Projektmethode

Auf welche Projektmethoden schwörst Du in Deinen Vorhaben?
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