Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir für ein Problem strukturiert eine geeignete Lösung herausarbeiten?
  • Nach welchem übergreifenden Ablauf sollten wir eine Hürde systematisch überwinden?
  • Was macht die Entscheidung für eine Lösung transparent und nachvollziehbar?

Unterstützung findest Du in der SPALTEN Methode und in dem Verfahren der 7-stufigen Problemlösung.


Überblick

Ergebnis: Lösungen für ein Problem herausgearbeitet, beste Lösung gewählt, Umsetzung in Angriff genommen und Ergebnisse überprüft

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser im Team)

Dauer: mind. 30 Minuten bis zur Lösungsumsetzung

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Die SPALTEN Methode hilft Dir bei der Lösung eines vielschichtigen Problems. Die Technik beschreibt eine universelle Vorgehensweise, die Du sowohl auf akut anstehende als auch zukünftige Herausforderungen mit unterschiedlichen Randbedingungen und Komplexitätsgraden anwenden kannst.

Ob im Projektbetrieb oder Tagesgeschäft – die SPALTEN Methode gibt Dir Orientierung beim systematischen Überwinden von Hindernissen. Die Technik trennt dazu explizit zwischen den fünf Aktivitäten Problemanalyse, Lösungsentwurf, Entscheidung, Umsetzung und Verbesserung.

Geläufige Synonyme sind SPALTEN Ansatz, SPALTEN Prinzip, SPALTEN Prozess und SPALTEN Problemlösung, manchmal auch mit einem Punkt (‘.’) hinter jedem einzelnen Buchstaben bzw. einem Bindestrich (‘-‘) zwischen SPALTEN und Methode. Weitere Alternativbegriffe sind Problemlösungszyklus bzw. Problemlösungsmethode.


Aufbau

Die Buchstaben des deutschen Akronyms SPALTEN stehen für die sieben Schritte (auch Abschnitte, Phasen oder Stufen), die Dich bei einer systematischen Problemlösung leiten. Gerne kannst Du diese auch als Kreis anordnen, um anzuzeigen, dass nach einem Problem das nächste Problem wartet.

SPALTEN Methode
Struktur und Elemente der SPALTEN Methode

1. Situationsanalyse – das Problem definieren

Erfasse zunächst den Ist-Stand. Sammle, strukturiere und dokumentiere dazu die wesentlichen Informationen. Ein fundierter Überblick über die aktuelle Situation bildet die Grundlage für Deine nächsten Schritte.

  • Worin besteht der Status Quo?
  • Was funktioniert gut, was funktioniert nicht gut?
  • Worin bestehen die Anforderungen und Randbedingungen?
  • Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Hilfreich für die Lagebeurteilung sind Techniken wie die SWOT Analyse, die Gap Analysis, das Desk Research, die Dokumentenliste, die 6-W Fragetechnik, die Observation, das Interview oder der Workshop.

Beziehe mit dem dem PESTEL Framework, dem SCP Framework sowie der Stakeholderanalyse den Kontext des Unternehmens, der Branche und des Projektes mit ein.

2. Problemeingrenzung – das Problem analysieren

Filtere nun die relevanten Informationen heraus und ermittle die Ursachen und Wirkungen des Problems. Definiere neben dem Problemkern und den Scope auch die Ziele, also den Soll-Stand. Entscheide ebenfalls, ob es lohnt die Problemlösung überhaupt anzugehen oder es beim Status Quo zu belassen.

  • Was ist das tatsächliche Problem?
  • Wie sieht der Ziel-Zustand aus?
  • Zu welchem Grad muss das Problem gelöst werden, um als Erfolg zu gelten?
  • Worin besteht der Betrachtungs- und Randbereich bzw. was kann ignoriert werden?
  • Ist das Problem ausreichend präzise formuliert oder noch zu vage?

Setze in dieser Phase auf Problemanalysetechniken wie das TOSCA Framework, das Ishikawa Diagramm, die Five-Why Fragetechnik, die Problemskizze und die Ist-Ist-Nicht Analyse.

Zerlege das Problem in handhabbare Teilprobleme mittels dem Issue Tree oder Hypothesis Tree.

Bei der Soll-Zustandsdefinition bringst Du Zieldefinitionstechniken wie die Problem-Ziel-Beschreibung oder die SMART Methode zur Anwendung.

3. Alternativen aufzeigen – mögliche Lösungen identifizieren

Arbeite im dritten Schritt mittels Kreativitäts-, Diskussions- und Recherchetechniken machbare Lösungsvarianten für das Problem heraus. Nicht alles, was auf den ersten Blick nach einer Lösung aussieht, lässt sich in der Praxis durchführen bzw. finanzieren. Auch springt Dir nicht sofort jede Möglichkeit des Lösungsraums ins Auge.

  • Ist Nichts-Tun – die sogenannte 0-Variante bzw. der Status Quo – ebenfalls eine Lösung?
  • Welche Wege zum Ziel sind erst auf den zweiten Blick im Raum der Optionen erkennbar?
  • Welche Lösungen ergreifen andere Abteilungen, Partner, Marktbegleiter etc.?

Nützliche Kreativitäts- und Diskussionswerkzeuge sind das Brainstorming, die 6-3-5 Methode, die SIT Methode, die Analogietechnik oder die Walt Disney Methode. Bei der Recherche hilft Dir erneut das Desk Research.

4. Lösungsauswahl – die beste Lösung auswählen

Analysiere und bewerte die Lösungen auf Basis definierter fachlicher, technischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Kriterien. Wähle anschließend die vielversprechendste Lösung aus. Optional legst Du alle nicht weiter verfolgte Lösungen in einem Themenspeicher (auch Kontinuierlicher Ideenspeicher, KIS) ab.

  • Zu welchem Grad erfüllen die Lösungen die Anforderungen?
  • Welcher Nutzen ist mit einer Handlungsalternative verbunden?
  • Mit welcher Lösung lässt sich das Ziel am ehesten erreichen?
  • Welche Alternative erfüllt die Anforderungen nach aktueller Sachlage am besten?

Setze in diesem Schritt auf Bewertungstechniken wie die Nutzwertanalyse, die Ideenbewertung oder den Paarweisen Vergleich.

5. Tragweite analysieren – die Lösungsauswirkungen bestimmen

Untersuche nun das Verhältnis von Chancen und Risiken der ausgewählten Lösung. Erarbeite zudem Strategien die Chancen zu erhöhen bzw. die Risiken zu minimieren.

  • Wie hoch ist das Risiko (Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß) für die Lösung?
  • Welche positiven Chancen sind mit der Lösung verbunden?
  • Durch welche Maßnahmen können wir die Risiken reduzieren?

Unterstützende Konsequenzmethoden sind die Szenarientechnik, das Trendradar, die Risikoanalyse, die SWOT Analyse oder die Stakeholderanalyse.

6. Entscheidung & Umsetzung – die Lösung entscheiden und realisieren

Votiere nun mit Hilfe der geschaffenen Informationsbasis für die Umsetzung der Lösung. Beschließe zudem die erforderlichen Aufgaben, Verhaltensweisen und Projekte inklusive dem notwendigen Chancen- und Risikomanagement. Setze schließlich die Lösung um.

  • Wer übernimmt bis wann welche Aufgabe mit welchem Ergebnis?
  • Wie wird konkret bei Umsetzung und Kontrolle vorgegangen?
  • Welche Hilfsmittel bzw. zusätzlichen Personen sind erforderlich?

Nutze für die Entscheidung Techniken wie die FOR-DEC Methode, die W3 Fragetechnik oder die OODA Loop.

Vermittle die beschlossene Lösung an die Stakeholder, beispielsweise mit dem Kommunikationsplan oder dem Projekt Polarstern.

Für die Umsetzung verwendest Du das Kanban Board, den Projektsteckbrief, das Pulse Board, den Projektplan, die Aufgabenliste oder den Projektauftrag.

7. Nachbereitung & Lernen – die Lösungsumsetzung abschließen

Das gelöste Problem wird mit hoher Sicherheit nicht Dein Letztes sein. Verwende diesen letzten Schritt auf Reflexion und Dokumentation der gewonnenen Erfahrungen sowie dem Erkenntnisgewinn. Sichere auf diese Weise eine kontinuierliche Verbesserung von Ergebnissen und Vorgehen ab.

  • Hat sich die Lösung wie erwartet entwickelt?
  • Passt der eingeschlagene Weg noch zum ursprünglichen Problem?
  • Welche Optimierung sollte beim nächsten Problem umgesetzt werden?

Jetzt schlägt die Stunde von Finalisierungsmethoden wie der Projektabschluss und das Abnahmeprotokoll sowie Optimierungstechniken wie der Lessons Learned Methode


Anwendung

Die SPALTEN Methode wendest Du entweder allein oder im Team an. Achte beim Einsatz in der Arbeitsgruppe auf die richtigen Teilnehmer, also Personen, die das Problem verstehen sowie geeignete Lösungen entwickeln und umsetzen können.

  • 1

    Problem definieren

    Beschäftige Dich zunächst ausgiebig mit dem Problem und führe dazu die 'Situationsanalyse' und anschließend die 'Problemeingrenzung' durch.

  • 2

    Lösungen ergründen

    Arbeite die nun die Lösungen aus. Setze dazu die drei SPALTEN Schritte 'Alternative Lösungen', 'Lösungsauswahl' und 'Tragweitenanalyse' um.
    Begnüge Dich nicht mit den erstbesten Lösung, die Du aufspürst, sondern grabe tiefer. Lösungsvielfalt ist Trumpf.

  • 3

    Lösung entscheiden & umsetzen

    Beschließe auf Basis eines Entscheidungsprozesses die ausgewählte Lösung. Setze Maßnahmen auf und überführe diese in Aufgaben, Projekte oder Arbeitsweisen.

  • 4

    Lösung prüfen

    Nach der Lösung eines Problems steht garantiert das nächste Problem.
    Prüfe mit dem finalen SPALTEN Schritt 'Nacharbeiten und Lernen' die Passung Deiner Lösung auf das Problem. Setze auf Basis dieser Ex-Post-Betrachtung Verbesserungen für die nächste Herausforderung auf.


Beispiele

SPALTEN Methode im Consulting

Im Consulting stehen Deine Beratungskunden, Kollegen und Du immer wieder vor kleineren und größeren Problemen, die ihr mit der SPALTEN Methode buchstäblich spalten und lösen könnt. Eine Auswahl an Beispielen:

  • Fehlendes Interesse am kürzlich herausgebrachten Beratungsangebot
  • Abwanderung von Top-Talenten aus dem Beratungsunternehmen
  • Technische Probleme mit der neuen Dateiaustauschplattform
  • Überlastung des Beratungsteams mit zu vielen angenommenen Projektaufgaben

Vor- & Nachteile

Pro

  • Großes Plus der SPALTEN Methode ist die gewonnene Struktur, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit in der Problemlösung. Ob allein oder in der Arbeitsgruppe -  systematisch näherst Du Dich der zum Zeitpunkt optimalen Lösung an.
  • Auch nach Anwendung der Problemlösungsmethode bleiben weiterhin die Gründe für und gegen die ebenfalls möglichen Handlungsalternativen transparent.
  • Ob berufliche oder private Herausforderungen, Solo- oder Team-Hindernisse - die SPALTEN Methode lässt sich vielfältig und flexibel einsetzen. Der effektive Problemlösungsprozess 'atmet'.
  • Das Kürzel SPALTEN ist einfach merkbar, die Methode damit auch in zeitkritischen bzw. stressigen Situationen abrufbereit. Auch eine Delegation ist möglich.

Contra

  • Die SPALTEN Methode gibt keine Hinweise über die Aktivitäten bei Analyse, Entscheidung und Umsetzung. Vielmehr handelt es sich um einen Vorgehensrahmen, in welche andere Methoden eingebettet werden müssen.
  • Um an die 'beste' Lösung zu gelangen, musst Du teilweise erheblich Zeit und Aufwand investieren.
  • Gerade bei komplexen Herausforderungen mit einer Vielzahl von Variablen besteht die Kunst darin das Problem in Teilprobleme zu zerlegen. Die SPALTEN Methode gibt hierfür keine Hilfe.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Problemlösungsteam dynamisch zusammensetzen

    Wendest Du die SPALTEN Methode im Team an, dann kannst Du überlegen die Teilnehmer je Einzelschritt anforderungsorientiert auszuwählen.

    • Für die Situationsanalyse und Problemeingrenzungen greifst Du auf analysestarke Personen zurück.
    • Bei Lösungsentwicklung und -auswahl zählst Du auf die kreativen Köpfe.

    Ein dynamisches Problemlösungsteam (PLT) bringt meist bessere Lösungen hervor, dafür steigt jedoch der Koordinationsaufwand.

  • Tipp 2 - Schritte problemangepasst durchlaufen

    Das Problem liegt bereits auf der Hand?

    Auch ist Dir die Tragweite einer Lösung aus der Vergangenheit sehr gut bekannt?

    Statt die sieben Teilschritte der SPALTEN Methode stoisch sequentiell abzulaufen, kannst Du dynamisch vorgehen.

    Springe beispielsweise einen Schritt zurück, falls Du bei Wahl von alternativen Lösungen wichtige Infos zum Problem fehlen. Auch innerhalb eines Schrittes kannst Du erneut die SPALTEN Methode initiieren, um ein aufgetretenes Teilproblem zu lösen.

  • Tipp 3 - Zwischen Schritten zwei Prüffragen stellen

    Führe nach jedem Schritt bewusst zwei Prüfungen durch.

    Prüfung 1: Informations-Check

    • Stehen für den Folgeschritt ausreichend Informationen zur Verfügung?

    Prüfung 2: Team-Check

    • Sind für den Folgeschritt die richtigen Personen mit den benötigten Kompetenzen eingebunden?

    Erst wenn Du beide Fragen mit ‘Ja’ beantworten kannst, gehts Du zum nächsten Schritt über.

  • Tipp 4 - Checklisten für Wiederhol-Probleme nutzen

    Ein Problem tritt regelmäßig erneut auf?

    Entwickle für die einzelnen Schritte gezielt Checklisten, die Dich beim Lösungsprozess unterstützen, das Vorgehen beschleunigen und die Qualität heben. Gut geeignet für Checklisten sind die Schritte ‘Situationsanalyse’, ‘Tragweitenanalyse’ und ‘Nacharbeiten und Lernen’.

  • Tipp 4 - Gezielt die Gedankenfallen umgehen

    Kenne und vermeide die Gedankenfallen (englisch Mind Traps) in der Problemlösung. Eine Auswahl:

    • Die initiale Lösung ist die Beste: Wechsel die Perspektive und zapfe Quellen für weitere Lösungen an. Involviere unabhängige Personen.
    • Die Lösung wird funktionieren: Unterscheide zwischen Annahme und Fakt. Fokussiere Dich auf Daten, nicht Meinungen oder Vermutungen.
    • Die Lösung passt perfekt: Selten sind die Dinge konform. Suche nach Gegenargumente, bewerte die Tatsachen kritisch.
    • Alles spricht für diese Lösung: Vermeide eine selektive Wahrnehmung. Stelle offene Fragen und nimm eine Gegenposition ein.

    Was für ein Problem A funktionierte, muss nicht automatisch für Problem B greifen.


Ursprung

Als Erfinder der SPALTEN Methode gelten Albert Albers, Marcus Saak und Norbert Burkardt. 2002 publizierten die drei deutschen Forscher am Karlsruher Institut für Technologie im Artikel Gezielte Problemlösung bei der Produktentwicklung mit Hilfe der SPALTEN-Methode den Problemlösungsansatz.


Bonusmaterial

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KITIPEK: SPALTEN Problemlösungsmethode (9 min) – die Methode am Beispiel Fahrzeugentwicklung erklärt

Zuletzt aktualisiert am 26. Oktober 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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